Bir şirket adına bankada hesap açmak, sözleşme imzalamak ya da resmi bir kuruma başvurmak istediğinizde karşınıza çıkan ilk taleplerden biri imza sirküleridir. Peki imza sirküleri nedir ve neden bu kadar sık istenir? Bu yazıda belgenin anlamını, kullanım alanlarını ve temin sürecini genel hatlarıyla açıklıyoruz.
İmza Sirküleri Nedir?
İmza sirküleri, bir tüzel kişiyi yani şirketi, derneği, vakfı ya da kooperatifi temsil etmeye yetkili kişilerin kimler olduğunu ve bu kişilerin imza örneklerini gösteren resmi bir belgedir. Belgede şirketin unvanı, yetkilinin kimlik bilgileri, yetkinin kapsamı ve süresi ile yetkilinin attığı imza örnekleri yer alır.
Şirketler tüzel kişi oldukları için işlemlerini gerçek kişiler aracılığıyla yürütür. Bir kişinin şirket adına attığı imzanın şirketi bağlayıp bağlamadığını anlamanın yolu da bu belgeden geçer. Sirkülerde yetkinin nasıl kullanılacağı da belirtilir. Yetkili tek başına imza atabiliyorsa münferit, başka bir yetkiliyle birlikte atması gerekiyorsa müşterek imza yetkisinden söz edilir. Bazı sirkülerlerde ayrıca belirli tutarlara ya da işlem türlerine göre sınırlamalar bulunabilir.
İmza sirküleri sıklıkla imza beyannamesiyle karıştırılır. Aradaki temel fark şudur: İmza beyannamesi gerçek kişinin kendi adına attığı imzayı belgelerken, imza sirküleri bir kişinin tüzel kişi adına imza atma yetkisini ortaya koyar.
İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?
Bu belgenin en önemli işlevi güvendir. Şirketle iş yapan taraf, karşısındaki kişinin şirketi borç altına sokmaya ya da şirket adına taahhütte bulunmaya gerçekten yetkili olduğunu sirküler sayesinde görür. Atılan imza ile belgedeki örnek karşılaştırılarak sahtecilik riskine karşı da bir önlem alınmış olur.
İmza sirküleri uygulamada şu işlemlerde istenir:
- Banka hesabı açılması, kredi kullanımı ve çek karnesi talepleri
- Kira, tedarik, bayilik ve hizmet sözleşmelerinin imzalanması
- Kamu ihalelerine ve özel sektör teklif süreçlerine katılım
- Vergi dairesi, sosyal güvenlik kurumu ve belediye işlemleri
- Abonelik sözleşmeleri, araç alım satımı ve tapu işlemleri
- Sanal POS, e-ticaret pazaryeri ve entegratör başvuruları
Sirküler şirketin kendisi için de koruyucudur. Yetkinin kimde olduğu ve hangi sınırlar içinde kullanılabileceği yazılı hale geldiği için, yetkisiz kişilerin şirket adına işlem yapmasının önüne geçilmesine yardımcı olur. Özellikle birden fazla ortağı bulunan şirketlerde müşterek imza kuralı, önemli kararların tek kişinin inisiyatifine bırakılmamasını sağlar.
İmza Sirküleri Nasıl Alınır?
“İmza sirküleri nasıl alınır?” sorusunun yanıtı, temsil yetkisinin önce doğru biçimde belirlenmesiyle başlar. Sirküler, şirketin esas sözleşmesine ya da yetkili organının aldığı temsil kararına dayanılarak düzenlenir. Uygulamalar ve istenen belgeler zaman içinde değişebildiğinden, başvuru öncesinde noterden ve şirketin bağlı olduğu ticaret sicili müdürlüğünden güncel bilgi almak gerekir. Genel süreç şu adımlardan oluşur:
- Temsil yetkisinin belirlenmesi: Şirket kuruluşunda esas sözleşmeyle, sonraki dönemlerde ise genel kurul, müdürler kurulu ya da yönetim kurulu kararıyla kimin hangi kapsamda yetkili olacağı kararlaştırılır.
- Tescil ve ilan: Yetkiye ilişkin karar ticaret siciline tescil ettirilir ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilir. Yetkililerin imza beyanı da sicil müdürlüğünde alınır.
- Notere başvuru: Yetkili kişi, kimlik belgesi ve yetkisini gösteren tescil belgeleriyle birlikte notere başvurur.
- İmza örneklerinin alınması: Yetkili, noter huzurunda imza örneklerini atar; noter bu örnekleri yetki bilgileriyle birlikte belgeye işler ve onaylar.
- Belgenin teslimi: Düzenlenen sirküler ihtiyaç duyulan sayıda nüsha olarak teslim alınır.
Notere giderken genellikle yetkilinin kimlik belgesi, şirketin kuruluşunu ya da yetki değişikliğini gösteren sicil gazetesi veya sicil tasdiknamesi ve ilgili karar örneği istenir. Noter ücreti, belgenin sayfa sayısına ve nüsha adedine göre değişir ve her yıl güncellenir.
Sirkülerin geçerlilik süresi, temsil yetkisinin süresine bağlıdır. Yetki belirli bir süre için verilmişse bu sürenin sonunda yeni bir karar alınması ve sirkülerin yenilenmesi gerekir. Yetkilinin değişmesi, şirket unvanının ya da türünün değişmesi gibi durumlarda da belge güncellenmelidir. Bazı kurumlar belirli bir tarihten eski sirkülerleri kabul etmeyebildiğinden, işlem öncesinde ilgili kurumun beklentisini öğrenmek yerinde olur.
İmza sirküleri, şirket adına atılan her imzanın arkasındaki yetkiyi görünür kılan temel bir belgedir. Yetki yapısını baştan doğru kurgulamak ve belgeyi güncel tutmak, hem günlük işlemlerinizi hızlandırır hem de olası anlaşmazlıkların önüne geçer. Tereddüt ettiğiniz noktalarda bir avukat ya da mali müşavirden destek almayı ihmal etmeyin.
