Yeni bir işletme kuranların yapılacaklar listesinde vergi dairesi ve ticaret sicilinin hemen ardından ticaret odası kayıt işlemi gelir. Ancak bu kaydın herkes için gerekli olup olmadığı ve nasıl yapılacağı çoğu zaman karıştırılır. Bu yazıda ticaret odalarının ne olduğunu, kimlerin üye olmak zorunda olduğunu ve kayıt sürecini genel hatlarıyla anlatıyoruz.
Ticaret Odası Nedir?
Ticaret odaları, tacirlerin ortak ihtiyaçlarını karşılamak, mesleki faaliyetlerini kolaylaştırmak ve ticari hayatta dürüstlük ile güveni korumak amacıyla kurulmuş, kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarıdır. İl ve ilçe düzeyinde örgütlenirler ve Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği çatısı altında faaliyet gösterirler. Bazı yerlerde ticaret odası ve sanayi odası ayrı ayrı, bazı yerlerde ise ticaret ve sanayi odası adıyla tek bir yapı olarak bulunur.
Odalar üyelerine çeşitli hizmetler sunar. Bunların başlıcaları şöyle sıralanabilir:
- Faaliyet belgesi, oda kayıt belgesi ve sicil sureti gibi belgelerin düzenlenmesi
- İhracatta kullanılan menşe ve dolaşım belgelerinin onaylanması
- Kapasite raporu, ekspertiz raporu ve fatura onayı gibi işlemler
- Eğitim, seminer ve danışmanlık hizmetleri
- Teşvik, hibe ve kredi imkanları hakkında bilgilendirme
- Fuar katılımları ve iş birliği görüşmeleri için organizasyon desteği
- Meslek komiteleri aracılığıyla sektör sorunlarının ilgili makamlara iletilmesi
Birçok ilde ticaret sicili müdürlükleri de odaların bünyesinde hizmet verdiğinden, şirket kuruluş işlemleri ile oda kaydı çoğunlukla aynı çatı altında yürütülür.
Ticaret Odasına Kayıt Şart mı?
“Ticaret odası kaydı zorunlu mu?” sorusunun yanıtı, işletmenizin hukuki niteliğine bağlıdır. İlgili mevzuata göre ticaret siciline kayıtlı olan tacirler ile bunların şubeleri, bulundukları yerdeki odaya kaydolmakla yükümlüdür. Dolayısıyla anonim, limited, kollektif ve komandit şirketler ile kooperatifler, kuruluşlarıyla birlikte oda üyesi olurlar.
Şahıs işletmelerinde ise durum biraz daha farklıdır. Burada belirleyici olan, kişinin tacir mi yoksa esnaf mı sayıldığıdır.
- Tacir sayılanlar: Faaliyetinin hacmi ve niteliği gereği ticaret siciline kaydolması gereken gerçek kişi tacirler, ticaret odasına da üye olur.
- Esnaf ve sanatkârlar: Ekonomik faaliyeti sermayesinden çok bedeni çalışmasına dayanan ve geliri mevzuatta belirlenen sınırların altında kalan kişiler esnaf sayılır. Bu kişiler ticaret odasına değil, esnaf ve sanatkârlar siciline ve ilgili meslek odasına kaydolur.
- Serbest meslek mensupları: Avukat, mali müşavir, hekim ya da mimar gibi meslek sahipleri ticaret odasına değil, kendi meslek odalarına ya da barolarına bağlıdır.
Tacir ile esnaf arasındaki sınır, faaliyet türüne ve yıllık alış satış tutarlarına göre belirlenir ve bu tutarlar dönemsel olarak güncellenir. Bu nedenle hangi odaya kaydolmanız gerektiği konusunda mali müşavirinize ya da bulunduğunuz yerdeki odaya danışmanız en doğrusudur.
Kayıt yükümlülüğünü süresinde yerine getirmeyenlerin kaydı oda tarafından resen yapılabilir. Üyelik beraberinde aidat yükümlülüğü de getirir. Odalar, üyelerinden kayıt ücreti ve yıllık aidat alır; tutarlar üyenin sermayesine ve bulunduğu dereceye göre değişir ve her yıl yeniden belirlenir.
Ticaret Odası Kayıt Nasıl Yapılır?
Günümüzde şirket kuruluşları Merkezi Sicil Kayıt Sistemi üzerinden başlatılır ve ticaret sicili müdürlüğünde tamamlanır. Kuruluş başvurusu sırasında oda kaydına ilişkin bilgiler de alındığından, çoğu durumda ayrı bir başvuruya gerek kalmadan tescille birlikte oda kaydı da gerçekleşir. Uygulama ilden ile ve zaman içinde farklılaşabildiği için, başvuru öncesinde ilgili odanın internet sitesindeki güncel belge listesini kontrol etmek gerekir. Genel süreç şöyledir:
- Çevrim içi ön başvuru: Merkezi sicil sistemi üzerinden şirket türü seçilir, unvan, adres, faaliyet konusu, sermaye ve ortak bilgileri girilir.
- Belgelerin hazırlanması: Esas sözleşme, yetkililere ait kimlik bilgileri, imza beyanları ve oda kayıt beyannamesi gibi evraklar tamamlanır.
- Ticaret sicili müdürlüğüne başvuru: Randevu alınarak ya da müdürlüğün belirlediği yöntemle evraklar teslim edilir, gerekli imzalar atılır.
- Ücretlerin ödenmesi: Tescil harcı, ilan ücreti ve oda kayıt ücreti gibi kalemler yatırılır.
- Tescil ve oda kaydı: İşlemler tamamlandığında şirket ticaret siciline tescil edilir, oda sicil numarası verilir ve işletme faaliyet konusuna uygun meslek grubuna dahil edilir.
Gerçek kişi tacirler için de benzer bir yol izlenir; vergi dairesindeki işe başlama işlemlerinin ardından ticaret sicili müdürlüğüne başvurulur ve oda kaydı yapılır. Şube açan işletmelerin, şubenin bulunduğu yerdeki odaya da kayıt yaptırması gerekir.
Kayıt tamamlandıktan sonra adres, unvan, faaliyet konusu ya da sermaye değişikliklerini odaya zamanında bildirmek önemlidir. Faaliyetin sona ermesi halinde ise üyeliğin sonlandırılması için gerekli işlemlerin yapılması, ileride aidat borcu birikmesinin önüne geçer.
Ticaret odası kaydı, tacir sıfatı taşıyan işletmeler için hem yasal bir yükümlülük hem de pek çok hizmete açılan bir kapıdır. İşletmenizin türüne uygun odayı doğru belirleyip kaydınızı güncel tuttuğunuzda, resmi işlemlerinizi sorunsuz yürütebilir ve odanın sunduğu imkanlardan yararlanabilirsiniz.
